Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 4 février 2026

1. INTRODUCTION

Chez KOTOBA & Co, la protection de votre vie privée est une priorité. Cette Politique de Confidentialité a pour but de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, traitons, partageons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez notre site web kotobaandco.com ou lorsque vous faites appel à nos services.

Cette politique est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en vigueur dans l’Union Européenne depuis le 25 mai 2018.

Responsable du traitement des données :
Estelle Guiton
Micro-entrepreneure exerçant sous la dénomination commerciale KOTOBA & Co
Bordeaux, France
Email : kotobaandco@gmail.com

2. QUELLES DONNÉES COLLECTONS-NOUS ?

2.1 Données collectées directement

Lorsque vous utilisez notre site ou nos services, nous pouvons collecter les informations suivantes :

Lors d’une prise de contact :

  • Nom et prénom
  • Adresse email
  • Numéro de téléphone (si fourni)
  • Entreprise ou statut professionnel
  • Message ou demande

Lors d’une collaboration (prestation de service) :

  • Informations de facturation (nom, adresse, coordonnées complètes, SIRET si applicable)
  • Documents et contenus que vous nous transmettez dans le cadre de la prestation
  • Échanges par email, téléphone ou visioconférence

2.2 Données collectées automatiquement

Lorsque vous naviguez sur notre site, certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement :

  • Adresse IP (partiellement anonymisée lorsque cela est possible)
  • Type de navigateur et version
  • Système d’exploitation
  • Pages visitées et durée de visite
  • Provenance de la visite (moteur de recherche, lien direct, etc.)

Ces données sont collectées via des cookies (voir section 5).

3. POURQUOI COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous utilisons vos données personnelles uniquement dans les buts suivants :

3.1 Gestion des demandes de contact

  • Répondre à vos questions ou demandes d’information
  • Vous proposer un devis personnalisé
  • Assurer le suivi de votre projet

Base légale : Exécution de mesures précontractuelles ou intérêt légitime

3.2 Exécution des prestations de service

  • Réaliser les prestations commandées (rédaction, conseil, coaching, etc.)
  • Communiquer avec vous sur l’avancement du projet
  • Facturation et gestion comptable

Base légale : Exécution du contrat et obligations légales

3.3 Amélioration du site et analyse

  • Analyser le trafic du site pour améliorer l’expérience utilisateur
  • Comprendre quelles pages sont les plus consultées
  • Optimiser le référencement naturel

Base légale : Intérêt légitime ou consentement lorsque requis

4. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

KOTOBA & Co ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers.

Vos données peuvent être partagées uniquement dans les cas suivants :

4.1 Prestataires techniques

Nous faisons appel à des prestataires pour l’hébergement du site et l’analyse d’audience :

  • Hébergeur web : Hostinger International Ltd. (hébergement et stockage des données)
  • Analyse d’audience : Matomo (solution d’analytics auto-hébergée)
  • Gestion du consentement cookies : Complianz

Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants au sens du RGPD et sont soumis à des obligations contractuelles strictes de confidentialité et de sécurité.

4.2 Obligations légales

Nous pouvons être amenés à divulguer vos données si la loi nous y oblige (par exemple, en cas de réquisition judiciaire).

4.3 Transfert hors Union Européenne

Vos données personnelles ne font l’objet d’aucun transfert hors de l’Union Européenne.

Toutefois, certains outils tiers (ex : services cloud) peuvent entraîner un hébergement ponctuel hors UE. Dans ce cas, des garanties appropriées sont mises en place, notamment par le recours aux clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

5. COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

5.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre ordinateur ou appareil mobile lors de la visite d’un site web. Il permet de reconnaître votre navigateur et de mémoriser certaines informations.

5.2 Quels cookies utilisons-nous ?

Cookies strictement nécessaires (pas de consentement requis) :

  • Cookies techniques nécessaires au bon fonctionnement du site
  • Cookies de sécurité

Cookies de performance et d’analyse (consentement requis) :

  • Matomo : mesure d’audience anonymisée, auto-hébergée
  • Ces cookies nous aident à comprendre comment vous utilisez notre site
  • Les données collectées ne sont pas recoupées avec d’autres traitements ni cédées à des tiers

Nous n’utilisons PAS :

  • De cookies de marketing ou de publicité ciblée
  • De cookies de réseaux sociaux intégrant des traceurs

5.3 Comment gérer les cookies ?

Lors de votre première visite, un bandeau de consentement (Complianz) vous informe de l’utilisation de cookies et vous permet d’accepter, de refuser ou de paramétrer les cookies non essentiels.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via le bandeau de cookies accessible sur chaque page du site.

Gérer les cookies dans votre navigateur :

6. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Type de donnéesDurée de conservation
Demandes de contact (sans suite)3 ans
Données clients (facturation, échanges)10 ans (obligation légale comptable)
Cookies de performance13 mois maximum
Logs de connexion12 mois

À l’issue de ces durées, vos données sont supprimées ou rendues anonymes de manière irréversible.

7. VOS DROITS SUR VOS DONNÉES

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

7.1 Droit d’accès

Vous pouvez demander une copie des données que nous détenons sur vous.

7.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

7.3 Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous pouvez demander la suppression de vos données, sauf si nous avons une obligation légale de les conserver (ex : facturation).

7.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander de limiter temporairement l’utilisation de vos données.

7.5 Droit à la portabilité

Vous pouvez demander de récupérer vos données dans un format structuré et couramment utilisé.

7.6 Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données dans certains cas (ex : analyse d’audience).

7.7 Droit de retirer votre consentement

Si le traitement est basé sur votre consentement (ex : cookies Matomo), vous pouvez le retirer à tout moment via le bandeau Complianz.

7.8 Droit d’introduire une réclamation

Vous pouvez déposer une plainte auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) :
Site web : www.cnil.fr
Adresse : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

8. COMMENT EXERCER VOS DROITS ?

Pour exercer l’un de ces droits, vous pouvez nous contacter :

Par email : kotobaandco@gmail.com

Merci de préciser :

  • Votre nom, prénom et adresse email
  • Le droit que vous souhaitez exercer
  • Un justificatif d’identité pourra être demandé uniquement en cas de doute raisonnable sur votre identité

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d’1 mois, délai pouvant être prolongé de 2 mois supplémentaires en cas de demande complexe, conformément au RGPD.

9. SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES

KOTOBA & Co met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction :

  • Hébergement sécurisé avec certificat SSL (connexion HTTPS)
  • Sauvegardes régulières
  • Accès restreint aux données personnelles (uniquement Estelle Guiton)
  • Mots de passe forts et sécurisés
  • Sensibilisation aux bonnes pratiques de sécurité

Toutefois, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est totalement sûre. Nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue.

10. DONNÉES DES MINEURS

Notre site et nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs. Si nous apprenons qu’un mineur nous a fourni des données personnelles, nous les supprimerons immédiatement.

11. LIENS VERS D’AUTRES SITES

Notre site peut contenir des liens vers d’autres sites web. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites tiers. Nous vous encourageons à lire leur politique de confidentialité.

12. MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ».

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos données.

13. CONTACT

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

Email : kotobaandco@gmail.com